Hva skjedde med årsoppgjøret?

For ikke så mange år siden var årsoppgjøret en sentral del av lønnsarbeidet. Ved årsskiftet oppsummerte vi årets aktiviteter gjennom innsending av LTO-oppgaver. I dag er situasjonen en helt annen. A-meldingen har revolusjonert hvordan vi rapporterer ytelser, med krav om månedlig rapportering og et fokus på kontinuerlig ajourføring. Årsoppgjøret, slik vi kjente det, er erstattet av en ny praksis der månedlige A-meldinger, gjennomgående kvalitet og samarbeid på tvers av avdelinger har blitt nøkkelen til suksess.

Misforståelser som fortsatt lever

Selv om vi har tatt store steg bort fra gamle rutiner, eksisterer det fortsatt noen misoppfatninger som hindrer oss i å fullt ut omfavne den nye hverdagen. Mange tror for eksempel at det er greit å vente til januar med å få på plass visse data. Dette er en utdatert oppfatning – i dag er det essensielt å jobbe fortløpende med oppdatering og kvalitetssikring.

Videre ser vi at enkelte systemleverandører fortsatt legger opp til tradisjonelle årsoppgjørsrutiner. Dette kan føre til at brukerne henger fast i gamle vaner. Moderne lønnssystemer er gjerne utformet for å automatisere prosessene og behandle nyttår som en vanlig måned – riktignok med en ekstra oppsummering av årets lønn og goder for de ansatte, lønnsoppgaven. I de fleste lønnssystem er også dette en automatisert prosess i dag, og ligger der oppsummert og tilgjengelig for de ansatte til enhver tid gjennom året.

En annen vanlig misoppfatning er at januar fortsatt er årets mest fryktede måned for lønnsansvarlige. Dette er en myte. Med et godt forberedt system og riktig tilnærming, er det ingen grunn til at januar skal skille seg ut som mer krevende enn de øvrige månedene.

Hvorfor det er viktig å tenke nytt

Når vi legger tanken om årsoppgjøret bak oss, oppnår vi flere fordeler som styrker hele organisasjonen. For det første får vi en langt bedre arbeidsflyt. I stedet for et stressende rush ved årsslutt, håndteres lønnsarbeidet jevnt gjennom hele året. Dette reduserer ikke bare risikoen for feil, men gir også rom for å sikre at alt arbeid utføres i tråd med lover og regler.

I tillegg blir kvaliteten på dataene høyere. Når vi kontinuerlig oppdaterer og kontrollerer informasjonen, sikrer vi at lønnsprosessen er nøyaktig og pålitelig – og regnskapet og innrapporterte ytelser holdes oppdater og korrekt til enhver tid. Dette krever naturligvis et tett samarbeid mellom økonomi, HR og ledelse. Resultatet er en mer effektiv og velfungerende organisasjon.

Veien videre

2024 må bli året der vi sier farvel til tankegangen om årsoppgjør én gang for alle. Ved å fokusere på smidige prosesser og månedlig ajourføring, kan vi skape bedre resultater, høyere kvalitet og et mindre stressende arbeidsmiljø. Fremtiden for lønn er ikke et stort oppgjør én gang i året – det er en kontinuerlig, presis og helhetlig prosess som skaper verdi måned etter måned.